第一章 总则

第一条为进一步加强学校档案管理工作，推进学校档案工作规范化，标准化，信息化建设，有效保护和利用档案，充分发挥学校档案的功能和作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）甘肃省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》《甘肃省档案条例》《甘肃省档案工作规范化管理办法》等法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学校在人才培养、学科建设、科学研究、师资队伍建设、社会服务和文化传承创新等活动中直接形成的对师生，学校和社会具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校建设的一项重要基础工作，学校必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理，学校所有单位和个人都应有遵守有关法律法规，履行保护和移交档案的义务。

第二章 管理体制及机构

第四条  学校档案工作由校长领导，主管档案工作的副校长负责，校长办公室主管业务上接受上级档案管理部门的指导，监督与检查。

第五条  学校设置档案馆实行档案集中统一管理，确保完整，准确，系统和安全，便于开发利用。

第六条  档案馆既是学校管理的指导机构，又是档案管理的职能机构，还是为广大师生和社会提供档案信息服务的专门机构。

第七条  严格执行甘肃省档案管理工作规范化管理办法，不断提高档案管理水平，定期对各单位档案管理人员进行业务指导和专业培训。

第八条  档案的主要职责

（一）贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规，政策规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作规范。

（二）负责制定全校档案工作发展规划，工作计划，并负责监督，指导和检查执行情况。

（三）建立健全学校档案工作规章制度和业务规范，对全校各单位的档案工作进行监督，指导，检查，评比，表彰。

（四）负责全校档案资料的收集，征集，整理，分类鉴定，保管，统计和档案利用工作，按规定做好档案的销毁工作。

（五）加强档案管理。五，加强档案资源建设，做好档案开发与利用工作。

（六）推进档案数字化，信息化建设和电子文件归档工作，实践学校档案管理数字化，服务管理网络化。

（七）建设学校保安工作网站。

（八）负责全校档案的安全与保密工作，加强档案库房管理，确保档案实体的保管安全，确保档案的机密安全。

（九）各部门的档案工作纳入部门工作计划，配备一名兼职档案员，统一负责本部门档案的收集整理和移交工作，学校将各部门档案工作纳入年度工作考核时。

（十）完成上级有关部门和学校领导交办的其他工作。

第三章  档案管理

第九条　高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

上述归档的档案材料包括纸质、实物、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。归档的档案材料应当符合《文书档案案卷格式》《归档文件整理规则》等要求，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。其中，电子文件的归档要求按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）和《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002）执行。

第十条 实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。未按照规定进行档案验收或档案验收不合格的科研课题和基本建设项目，不得鉴定、结题（项）和竣工验收。

第十一条 校内各部门应当按照各类档案管理实施细则的要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门兼职档案员检查合格、由分管领导签字后向学校档案馆移交。学校档案馆应积极做好协助和指导工作。

第十二条 对纸质和非纸质档案材料同步归档，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式。

第十三条 加强重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的完整收集、及时归档、安全管理和有效利用。各部门在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，实现“四同步”管理。

第十四条　档案材料归档时间：

（一）学校各部门形成的档案材料，应按学校档案馆的规定整理立卷后在次年4月10日前归档。

（二）教务处形成毕业生学业成绩表、学籍异动表和学籍登记表等在当年12月底前归档；其他教学综合管理文件材料在次年4月10日前归档。

（三）科研类项目档案在完成后2个月内归档。

（四）基建类档案在项目完成后3个月内归档。

（五）仪器设备类档案在完成验收后的6个月内归档。

（六）财会类档案在会计年度终了后，暂由档案生成单位保管3年，期满后向学校档案馆移交。

（七）各立卷单位形成的实物档案应及时归档。

（八）重大活动档案在活动结束后2个月内归档。

第十五条 档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经学校有关部门（含档案馆、学校保密委员会办公室和有关业务部门）鉴定并登记造册报学校批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，任何个人和部门不得销毁任何档案。

第十六条 档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十七条 教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于教职工个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。根据需要，学校档案馆可以提供档案寄存服务。

第十八条 加强学校档案资源建设，对于与学校有关的各种档案史料的征集，由学校档案馆制定专门的制度和办法。实物档案原则上由学校档案馆集中管理。

第十九条 档案馆对档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，有特殊情况，应当立即向校长和主管校领导报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十条 档案馆加强档案统计工作，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十一条 档案馆依据本办法制定各类档案管理实施细则。

第四章档案的公布与利用

第二十二条  档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或者技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成单位按规定限制利用的。

第二十三条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校的有关规定办理。

第二十四条 凡属“秘密”“机密”“绝密”档案编目时，必须在备注栏注明“秘密”“机密”“绝密”字样。

第二十五条 利用未开放的档案，应当经档案形成部门负责人和档案馆负责人批准。涉及未公开的技术档案，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门审查批准。

第二十六条 凡学校重要档案的查阅，应有两人以上参加。档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经学校档案馆负责人批准。

档案人员要严守保密制度，不得向任何人随便谈论档案的内容，不得私自将涉密档案带出档案馆给无关人员阅读，不得为个人需要摘引密级以上档案内容。

任何人员不得私自将档案带出档案馆，不得随意复印、摘抄档案内容，更不得传播未开放和涉密的档案内容。

第二十七条 档案馆设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为学校和社会利用档案创造便利条件。

第二十八条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆档案材料证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。

档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用，其收费标准应经有关部门审查批准。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿和优先提供。

第二十九条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十条 档案馆积极开展档案的编研工作。出版物档案史料和公布档案，应当经档案材料形成单位同意，并报请校长批准。

第三十一条 档案馆采取多种形式（如举办档案和校史展览、建设档案和校史网站、开设档案和校史课程等），积极开展档案宣传、校史研究和校史教育工作。

第五章 条件保障

第三十二条 学校档案人员应遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备相应的科学文化知识、档案业务知识和现代化管理技能。

第三十三条 学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的正常需求。

第三十四条 学校档案库房应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施，确保档案安全。存放涉密档案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。

第三十五条 学校设立档案管理现代化、信息化、智能化设施设备专项经费，加快数字案馆建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十六条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰奖励：

（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的。

（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的。

（三）在档案管理和校史工作的理论、技术和方法研究中成绩显著的。

（四）将重要或珍贵档案和校史资料捐赠给学校的。

（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第三十七条 根据《档案管理违法违纪行为处分规定》（中华人民共和国监察部 中华人民共和国人力资源和社会保障部 国家档案局令第30号）和学校的相关规定，对档案管理中有违法违纪行为的责任人员，依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

对学校各部门负责档案工作不尽职尽责者给予相应处罚。

第七章 附则

第三十八条 本办法由学校档案馆负责解释。

第三十九条 本办法自公布之日起执行。