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学院办公室工作职责及各岗位工作职责

作者:admin 时间:2018-04-11 20:35:00 点击:4169

二、职责描述

(一)办公室职责

主要业务:公文管理、会务管理、工作督办、内勤、接待、外事外联、行政管理、发展规划、年度计划及总结、综合统计、资质年检、档案管理、车辆保障。

(二)部门职责及实施细则

(1)负责传达贯彻党和国家的方针、政策和上级领导机关的有关指示、决议,并负责检查执行情况。

(2)作好调查研究和信息工作,在学院领导决策和管理中充分发挥参谋助手作用。

(3)负责起草全院性工作计划、工作要点、综合性报告、总结、决议等文件;组织拟订全院性的规章制度;草拟和复核、登记、打印以学院名义上报下发的有关文件。

(4)负责院务委员会会议、院长办公会和院行政会议等重要会议、重大活动的安排、组织、记录,并督促检查会议决议的执行情况。

(5)负责院外来文的签收、登记、传阅、催办、立卷、归档等工作;负责学院大事记的记录和整理工作。

(6)负责全院综合档案的管理工作,指导全院的档案业务工作。

(7)负责全院性综合统计工作,指导院内各部门的统计业务工作。

(8)负责学院印章和院长名章的管理、用印、监印;办理院属单位印章的刻制、启用及销毁工作。

(9)负责机要信件、函电、报刊杂志、包裹的收发。

(10)负责外事工作。配合人事组织处做好外籍教师、专家的聘用、管理工作。以及外宾的接待、出国学生手续办理及其它涉外工作。

(11)负责研究、草拟学院中长期发展规划和阶段性规划,以及日常管理工作。

(12)负责学院法人合同的审核、报批工作,以及法律顾问的聘任和日常管理工作。

(13)负责上级机关、兄弟单位、有关领导和参观团组来院视察、参观、访问等的接待工作。

(14)负责信访工作,搞好信息反馈,按分级负责、归口办理的原则,将相关问题及时转送有关职能部门,并作好督促催办工作。

(15)配合总务处做好学院办公用房的安排与调配。                                     

(16)协助院长处理有关综合性工作,做好各部门之间关系协调工作。

(17)负责汽车班人员与车辆的管理、调配、使用、更新、维护保养、核算及安全工作。

(18)承办院领导交办的其它工作。

   (三)办公室各岗位任职要求及工作职责

1.办公室主任工作职责

(1)据学院办公室职责实施细则,主持办公室的全面工作。

(2)深入调查研究、了解和掌握全院工作情况和存在问题,提出处理意见和建议,供领导参考;组织安排学院院务委员会﹑院长办公会、院专门委员会等工作会议,督促检查会议决议的执行情况。

(3)组织全室人员开展工作,根据目标与任务,统一指挥,分工协作,明确职责,提高工作效率。

 (4)根据董事长(院长)指示和有关会议决定,组织草拟、审核学院工作报告、总结、规划、计划等文件和通知、会议纪要及其它行政文件、报表等。

 (5)组织文秘人员及时处理上级文件,对于急件随时呈办和转办,并督查承办情况。

 (6)协助董事长(院长)处理全院综合性工作,做好各部门之间协调工作。

(7)组织做好全院综合统计工作。

(8)组织学院学生处理申诉复议工作。

(9)负责做好学院印章、介绍信使用与管理工作。

(10)负责管理和协调学院外事工作。

(11)负责做好全院接待工作。

(12)负责做好全院信访工作。

(13)组织做好档案管理工作。

(14)负责全院车辆及驾驶人员管理工作。                                                                              

(15)做好办公室工作人员思想工作,增强政治、业务素质,执行学院规章制度,坚守工作岗位,提高工作效率。                                                         

(16)建立全院行政运行机制,制定和完善行政管理规章制度。

(17)负责组织办公室人员岗位培训工作。

(18)认真做好院领导交办的其它工作。

2.办公室副主任工作职责

(1)协助办公室主任,开展办公室的工作。

(2)分管办公室相关工作。

(3)协助办公室主任,组织全室人员开展工作,根据目标与任务,统一指挥,分工协作,明确职责,提高工作效率。

(4)协助办公室主任,组织草拟、审核学院工作报告、总结、规划、计划等文件和通知、会议纪要及其它行政文件、报表等。

(5)协助办公室主任,组织文秘人员及时处理上级文件,对于急件随时呈办和转办,并督查承办情况。

(6)协助办公室主任处理全院综合性工作,做好各部门之间协调工作。

(7)协助办公室主任做好全院综合统计工作。

(8)协助办公室主任做好学院学生处理申诉复议工作。

(9)协助办公室主任做好学院印章、介绍信使用与管理工作。

(10)协助办公室主任做好管理和协调学院外事工作。

(11)协助办公室主任做好全院接待工作。

(12)协助办公室主任做好全院信访工作。

(13)协助办公室主任做好档案管理工作。

(14)协助办公室主任做好全院车辆及驾驶人员管理工作。

(15)协助办公室主任做好办公室工作人员思想工作,增强政治、业务素质,执行学院规章制度,坚守工作岗位,提高工作效率。

(16)协助办公室主任建立全院行政运行机制,制定和完善行政管理规章制度。

(17)协助办公室主任组织办公室人员岗位培训工作。

(18)认真做好院领导交办的其它工作。

3.行政秘书工作职责

(1)负责院外来文的接收登记、呈报、传递、催办和管理工作。公文处理要求做到及时准确、安全保密、运转迅速、催办及时。

(2)负责学院印章的管理及使用工作。

(3)负责按规定出具学院介绍信,并做好存根的归档。

(4)负责周活动安排、值班表等工作文件资料的拟稿、承办、打印、下发及整理、存档工作。

(5)负责办公室办公用品等物品的领用、发放工作。

(6)协助主任(副主任)做好上级主管部门、有关厅(局)及兄弟院校的公共关系工作。

(7)负责院务委员会、院长办公会等全院性会议会议(大型活动)的准备、通知、卫生保洁、记录等事务性工作。

(8)协助主任做好学生处理申诉复议工作。

(9)负责做好学院办公电话的管理、维修、费用申请及报销工作。

(10)负责学院接待工作,包括信访接待、公务接待、来宾接待等。

(11)负责院领导报刊订阅、信件邮寄分送工作。

(12)协助主任做好车辆的调配,协助汽车队长管理车辆和驾驶人员。

(13)负责所属办公用房的卫生保洁与安全工作。

(14)完成领导交办的其他工作。

4.文字秘书工作职责

(1)负责起草学院各种行政管理、综合性工作报告、领导发言、规划、计划、总结、决定、重要改革方案及规章制度等文件。

(2)负责学院各类会议记录的整理,编发会议纪要。

(3)负责国内外教育、科技动态及社会信息的收集、整理、传递、开发和利用,提供信息和建议,发挥参谋助手作用。

(4)负责办公室的网络信息化建设工作,及时向学院网站上传新闻稿、活动通知等文件资。

(5)负责学院院史资料和学院大事记的收集、记录、整理工作。

(6)负责所属办公用房的卫生保洁与安全工作。

(7)完成领导交办的其他工作。

5.外事秘书工作职责

(1)负责起草学院外事工作规划和其他外事活动计划,并组织实施。

(2)负责落实国际合作办学项目具体工作,并做好项目执行中的协调工作。

(3)配合人事组织处完成外籍教师的选聘、联系、报批事宜,并做好外教在院期间的日常管理工作,协调有关部门做好业务和生活服务工作。

(4)协助办公室主任做好来访外宾的接待工作,包括来院考察、参观、讲学,兄弟院校及有关单位委托的外事接待。

(5)负责学院与国外院校(科研单位)友好关系和校际间人员、资料的交流及日常联系工作。

(6)协助有关部门和单位举办国际会议和培训班。

(7)负责境外培训项目的申报工作。

(8)负责学院因公出国人员咨询服务、护照的办理和出国经费的预算审批工作。

(9)负责办理学校外事信件、函电;置办对外交流用纪念品、宣传品。

(10)负责为全院师生员工提供涉外方面的咨询和服务。

(11)制定外事工作规章制度,并检查监督执行情况。

(12)协助有关部门做好涉外安全保卫工作和保密工作。

(13)负责外事报表的填报及文件、资料、信息的收集、整理、分类和归档利用工作。

(14)负责所属办公用房的卫生保洁与安全工作。

(15)完成领导交办的其他工作。

6.档案管理员工作职责

(1)负责组织学院兼职档案管理员的培训学习、贯彻执行《档案法》等国家档案工作的政策和法规。

(2)负责学院各类档案资料的接收、保管、借阅和管理工作。

(3)负责对接收的文件资料,按照《档案法》及相关规定进行整理、归档,做到归档组卷合理、页号编写准确、案卷目录清楚、案卷标题简明扼要。

(4)严格实行部门立卷归档制度,指导、检查、协助相关部门做好立卷和归档工作。

(5)负责建立电子档案,便于资料、文件的查阅。

(6)负责管理存放在档案室的各类文件资料及物品,为学院各部门提供服务。

(7)负责学院兼职档案员队伍的建设,努力提高档案业务水平。

(8)组织协调、监督检查、指导考核各部门的档案管理工作。

(9)负责与省档案局、兄弟院校档案管理部门之间的业务联系与交流。

(10)严格执行安全保密制度,确保档案安全。

(11)负责档案查阅手续的办理、登记工作。

(12)负责所属办公用房的卫生保洁与安全工作。

(13)完成领导交办的其他工作。

7.文印员工作职责

(1)负责打印(复印)手续齐全的学院文件和材料,做到准确、清晰、整洁、及时,严格把握公文格式,排版准确。

(2)负责维护、保管文印室的设备、工具。

(3)负责按时领用文印设备所需的各种耗材,确保文印设备的使用。

(4)负责向办公室主任反映设备的使用情况,及时与总务处联系,对文印设备定期进行维护保养,保证设备处于良好的工作状态。

(5)负责做好各类文印材料的数据统计工作,为文印管理提供详实的统计数据。

(6)负责所属办公用房的卫生保洁与安全工作。

(7)完成领导交办的其他工作。

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