二、职责描述

（一）办公室职责

主要业务：公文管理、会务管理、工作督办、内勤、接待、外事外联、行政管理、发展规划、年度计划及总结、综合统计、资质年检、档案管理、车辆保障。

（二）部门职责及实施细则

（1）负责传达贯彻党和国家的方针、政策和上级领导机关的有关指示、决议，并负责检查执行情况。

（2）作好调查研究和信息工作，在学院领导决策和管理中充分发挥参谋助手作用。

（3）负责起草全院性工作计划、工作要点、综合性报告、总结、决议等文件；组织拟订全院性的规章制度；草拟和复核、登记、打印以学院名义上报下发的有关文件。

（4）负责院务委员会会议、院长办公会和院行政会议等重要会议、重大活动的安排、组织、记录，并督促检查会议决议的执行情况。

（5）负责院外来文的签收、登记、传阅、催办、立卷、归档等工作；负责学院大事记的记录和整理工作。

（6）负责全院综合档案的管理工作，指导全院的档案业务工作。

（7）负责全院性综合统计工作，指导院内各部门的统计业务工作。

（8）负责学院印章和院长名章的管理、用印、监印；办理院属单位印章的刻制、启用及销毁工作。

（9）负责机要信件、函电、报刊杂志、包裹的收发。

（10）负责外事工作。配合人事组织处做好外籍教师、专家的聘用、管理工作。以及外宾的接待、出国学生手续办理及其它涉外工作。

（11）负责研究、草拟学院中长期发展规划和阶段性规划，以及日常管理工作。

（12）负责学院法人合同的审核、报批工作，以及法律顾问的聘任和日常管理工作。

（13）负责上级机关、兄弟单位、有关领导和参观团组来院视察、参观、访问等的接待工作。

（14）负责信访工作，搞好信息反馈，按分级负责、归口办理的原则，将相关问题及时转送有关职能部门，并作好督促催办工作。

（15）配合总务处做好学院办公用房的安排与调配。                                     

（16）协助院长处理有关综合性工作，做好各部门之间关系协调工作。

（17）负责汽车班人员与车辆的管理、调配、使用、更新、维护保养、核算及安全工作。

（18）承办院领导交办的其它工作。

   （三）办公室各岗位任职要求及工作职责

1.办公室主任工作职责

（1）据学院办公室职责实施细则，主持办公室的全面工作。

（2）深入调查研究、了解和掌握全院工作情况和存在问题，提出处理意见和建议，供领导参考；组织安排学院院务委员会﹑院长办公会、院专门委员会等工作会议，督促检查会议决议的执行情况。

（3）组织全室人员开展工作，根据目标与任务，统一指挥，分工协作，明确职责，提高工作效率。

 （4）根据董事长（院长）指示和有关会议决定，组织草拟、审核学院工作报告、总结、规划、计划等文件和通知、会议纪要及其它行政文件、报表等。

 （5）组织文秘人员及时处理上级文件，对于急件随时呈办和转办，并督查承办情况。

 （6）协助董事长（院长）处理全院综合性工作，做好各部门之间协调工作。

（7）组织做好全院综合统计工作。

（8）组织学院学生处理申诉复议工作。

（9）负责做好学院印章、介绍信使用与管理工作。

（10）负责管理和协调学院外事工作。

（11）负责做好全院接待工作。

（12）负责做好全院信访工作。

（13）组织做好档案管理工作。

（14）负责全院车辆及驾驶人员管理工作。                                                                              

（15）做好办公室工作人员思想工作，增强政治、业务素质，执行学院规章制度，坚守工作岗位，提高工作效率。                                                         

（16）建立全院行政运行机制，制定和完善行政管理规章制度。

（17）负责组织办公室人员岗位培训工作。

（18）认真做好院领导交办的其它工作。

2.办公室副主任工作职责

（1）协助办公室主任，开展办公室的工作。

（2）分管办公室相关工作。

（3）协助办公室主任，组织全室人员开展工作，根据目标与任务，统一指挥，分工协作，明确职责，提高工作效率。

（4）协助办公室主任，组织草拟、审核学院工作报告、总结、规划、计划等文件和通知、会议纪要及其它行政文件、报表等。

（5）协助办公室主任，组织文秘人员及时处理上级文件，对于急件随时呈办和转办，并督查承办情况。

（6）协助办公室主任处理全院综合性工作，做好各部门之间协调工作。

（7）协助办公室主任做好全院综合统计工作。

（8）协助办公室主任做好学院学生处理申诉复议工作。

（9）协助办公室主任做好学院印章、介绍信使用与管理工作。

（10）协助办公室主任做好管理和协调学院外事工作。

（11）协助办公室主任做好全院接待工作。

（12）协助办公室主任做好全院信访工作。

（13）协助办公室主任做好档案管理工作。

（14）协助办公室主任做好全院车辆及驾驶人员管理工作。

（15）协助办公室主任做好办公室工作人员思想工作，增强政治、业务素质，执行学院规章制度，坚守工作岗位，提高工作效率。

（16）协助办公室主任建立全院行政运行机制，制定和完善行政管理规章制度。

（17）协助办公室主任组织办公室人员岗位培训工作。

（18）认真做好院领导交办的其它工作。

3.行政秘书工作职责

（1）负责院外来文的接收登记、呈报、传递、催办和管理工作。公文处理要求做到及时准确、安全保密、运转迅速、催办及时。

（2）负责学院印章的管理及使用工作。

（3）负责按规定出具学院介绍信，并做好存根的归档。

（4）负责周活动安排、值班表等工作文件资料的拟稿、承办、打印、下发及整理、存档工作。

（5）负责办公室办公用品等物品的领用、发放工作。

（6）协助主任（副主任）做好上级主管部门、有关厅（局）及兄弟院校的公共关系工作。

（7）负责院务委员会、院长办公会等全院性会议会议（大型活动）的准备、通知、卫生保洁、记录等事务性工作。

（8）协助主任做好学生处理申诉复议工作。

（9）负责做好学院办公电话的管理、维修、费用申请及报销工作。

（10）负责学院接待工作，包括信访接待、公务接待、来宾接待等。

（11）负责院领导报刊订阅、信件邮寄分送工作。

（12）协助主任做好车辆的调配，协助汽车队长管理车辆和驾驶人员。

（13）负责所属办公用房的卫生保洁与安全工作。

（14）完成领导交办的其他工作。

4.文字秘书工作职责

（1）负责起草学院各种行政管理、综合性工作报告、领导发言、规划、计划、总结、决定、重要改革方案及规章制度等文件。

（2）负责学院各类会议记录的整理，编发会议纪要。

（3）负责国内外教育、科技动态及社会信息的收集、整理、传递、开发和利用，提供信息和建议，发挥参谋助手作用。

（4）负责办公室的网络信息化建设工作，及时向学院网站上传新闻稿、活动通知等文件资。

（5）负责学院院史资料和学院大事记的收集、记录、整理工作。

（6）负责所属办公用房的卫生保洁与安全工作。

（7）完成领导交办的其他工作。

5.外事秘书工作职责

（1）负责起草学院外事工作规划和其他外事活动计划，并组织实施。

（2）负责落实国际合作办学项目具体工作，并做好项目执行中的协调工作。

（3）配合人事组织处完成外籍教师的选聘、联系、报批事宜，并做好外教在院期间的日常管理工作，协调有关部门做好业务和生活服务工作。

（4）协助办公室主任做好来访外宾的接待工作，包括来院考察、参观、讲学，兄弟院校及有关单位委托的外事接待。

（5）负责学院与国外院校（科研单位）友好关系和校际间人员、资料的交流及日常联系工作。

（6）协助有关部门和单位举办国际会议和培训班。

（7）负责境外培训项目的申报工作。

（8）负责学院因公出国人员咨询服务、护照的办理和出国经费的预算审批工作。

（9）负责办理学校外事信件、函电；置办对外交流用纪念品、宣传品。

（10）负责为全院师生员工提供涉外方面的咨询和服务。

（11）制定外事工作规章制度，并检查监督执行情况。

（12）协助有关部门做好涉外安全保卫工作和保密工作。

（13）负责外事报表的填报及文件、资料、信息的收集、整理、分类和归档利用工作。

（14）负责所属办公用房的卫生保洁与安全工作。

（15）完成领导交办的其他工作。

6.档案管理员工作职责

（1）负责组织学院兼职档案管理员的培训学习、贯彻执行《档案法》等国家档案工作的政策和法规。

（2）负责学院各类档案资料的接收、保管、借阅和管理工作。

（3）负责对接收的文件资料，按照《档案法》及相关规定进行整理、归档，做到归档组卷合理、页号编写准确、案卷目录清楚、案卷标题简明扼要。

（4）严格实行部门立卷归档制度，指导、检查、协助相关部门做好立卷和归档工作。

（5）负责建立电子档案，便于资料、文件的查阅。

（6）负责管理存放在档案室的各类文件资料及物品，为学院各部门提供服务。

（7）负责学院兼职档案员队伍的建设，努力提高档案业务水平。

（8）组织协调、监督检查、指导考核各部门的档案管理工作。

（9）负责与省档案局、兄弟院校档案管理部门之间的业务联系与交流。

（10）严格执行安全保密制度，确保档案安全。

（11）负责档案查阅手续的办理、登记工作。

（12）负责所属办公用房的卫生保洁与安全工作。

（13）完成领导交办的其他工作。

7.文印员工作职责

（1）负责打印（复印）手续齐全的学院文件和材料，做到准确、清晰、整洁、及时，严格把握公文格式，排版准确。

（2）负责维护、保管文印室的设备、工具。

（3）负责按时领用文印设备所需的各种耗材，确保文印设备的使用。

（4）负责向办公室主任反映设备的使用情况，及时与总务处联系，对文印设备定期进行维护保养，保证设备处于良好的工作状态。

（5）负责做好各类文印材料的数据统计工作，为文印管理提供详实的统计数据。

（6）负责所属办公用房的卫生保洁与安全工作。

（7）完成领导交办的其他工作。