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兰州科技职业学院公文处理办法

作者:admin 时间:2018-01-18 19:53:00 点击:4187

为保证公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《党政机关公文格式GBT 9704-2012 》和《甘肃省教育厅公文处理办法》,结合学院实际制定本办法。
  一、 本办法适用于学院党、政部门的公文处理工作。
  二、公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
  三、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全;必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。

  四、学院各级负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守公文处理办法,并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
  五、 学院办公室是学校公文处理的管理机构,负责学院的公文处理工作。
  
六、学院办公室配备专职秘书,处、系配备兼职文秘人员,负责本单位日常党、政公文处理工作。

    七、公文种类

(一)决定 适用于对学院重要事项或重大行动做出安排;奖惩有关单位和人员;变更或者撤销下级部门不适当的决定。
  (二)通告 适用于我院行政机关公布学院各方面应当遵守或周知的事项。
  (三)通知 适用于发布党内法规,传达上级机关的指示,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,干部任免。
  (四)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
  (五)报告 适用于向院领导及上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。
  (六)请示 适用于向党委会、院长办公会、院领导及上级机关请求指示、批准。
  (七)批复 适用于答复下级部门的请示事项。
  (八)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
  (九)函 适用于与不相隶属单位、部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
  (十)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
  (十一)规定 适用于我院党委对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
  (十二)决议 适用于我院党委经会议讨论通过的重要决策事项。
  八、公文格式
  (一)涉及国家、学院秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中“绝密”“机密”级公文还应当标明份数序号。
  (二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”。
  (三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
  (四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。
  (五)行文应当注明签发人姓名;经有关部门会签的,应当同时注明会签人姓名。
  (六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
  (七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
  (八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
  (九)公文除“会议纪要”以外,应当加盖印章,联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
  (十一)公文如有附注(需要注明的其他事项),应当加括号标注于成文时间之下。
  (十二)公文应当标注主题词。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。
  (十三)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位,应当使用全称或规范化简称、统称。多个抄送单位,一般按照先外后内、先大后小顺序排列。
  (十四)公文文字从左至右横写、横排。
  (十五)公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
  (十六)公文用纸一般采用国际标准A4型(210MM×297MM),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
  九、行文规则

(一)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。有隶属关系的机关相互行文,应当遵循逐级行文的原则;不相隶属机关相互行文,应当遵循级别对等的原则。
  (二) 在职权范围内,兰州科技职业学院可以向上级领导机关行文。可以向校内下级单位行文。
  (三) 学院内设机构不得对外正式行文。内设机构对外联系工作,可以函的形式办理。
  (四) 向下级部门的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
  (五) 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,学院办公室应当责令纠正或撤销。
  (六)“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
  (七)除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
  十、发文办理
 (一) 发文办理指以学院和各职能部处名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
  (二)草拟公文应当做到:
  1、符合国家的法律、法规有关规定,符合兰州科技职业学院的职责权限,如提出新的政策规定,应当切实可行并加以说明。
  2、情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,书写工整,篇幅力求简短。
  3、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
  4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明年、月、日。
 5、结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
  6、应当使用国家法定计量单位。
  7、文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
  8、公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。单位代号应当使用汉字。
  9、拟制紧急公文,应当说明紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度。
  (三) 拟制公文 对涉及其他部门职权范围的事项,主办部门应主动与有关部门协商,取得一致意见并经有关部门会签后方可行文。经协商确实达不成一致意见,主办部门要认真研究、协商,不得将意见不一致的文稿报院领导签发。主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请校党政办协调或裁定。
  (四) 公文会签程序为:
  1、院级行文需要会签的公文,经主办部门负责人审核后,先送有关部门会签,然后送学院办公室核稿,后报校领导签发。
  2、处级行文需要会签的公文,经本部门领导审核后,送有关单位会签。
  (五)公文送负责人签发前,应当进行审核、复核,院级公文实行二级审核负责制:
  1、处核:由主办处室负责人按《兰州科技职业学院公文处理办法》进行审核。
  2、院办文字秘书审核:审核重点是对公文内容进行把关,内容是否符合国家法律、法规和方针,与现行政策是否衔接是否与本单位有关规定相抵触,是否与有关部门协商、会签,文字表述是否准确等,同时负责审核行文方式是否妥当,是否符合行文规则和公文拟制要求,公文格式是否符合有关规定。
  3、院办机要秘书复核:公文正式印制前,机要秘书应当进行复核,重点是:公文体例格式及行文规则、审批手续、密级、印发范围、主题词等。对于改动较多、范围涉及较大的重要公文应在印刷前出清样,交办分室副主任进行复审。经审核不符合要求的文稿,由院办填写退文单,退回拟文单位修改重报。
  (六)公文签发。院级公文(落款为“中共兰州科技职业学院委员会、兰州科技职业学院)需经主持工作的院领导签发,一般本着谁主管谁负责的原则。处级公文(落款为各职能部门)需经各职能部门正处长或报主管副院长签发有效。
  (七)草拟、修改和签批公文,字迹应当清晰、工整,文稿首页填写《兰州科技职业学院发文稿纸》,正文不得在文稿装订线外书写。公文拟稿纸一律使用A4纸张,一般用计算机打印公文拟稿,草拟、签批公文需使用钢笔(蓝黑、碳素钢笔水)。
  十一、 收文办理
 (一) 收文办理指学院党的机关、行政机关收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。
  (二) 收到处级单位上报需要办理的公文,院办需要审核,审核程序见第二十五条。
  (三)各种形式传递来的外来公文一律由院办公室签收、启封,并填写《兰州科技职业学院外来文件办理单》。
   (四)机要秘书办理外来公文时,要认真检查密封、编号、正文和附件的份数、页数、分发单位、缓急程度、秘密等级、主送单位、抄送单位等,并逐项登记清楚。
  (五)对于上级来文党政办公室主任应及时提出拟办意见,需要两个以上部门办理的公文应明确主批人或明确主办部门和协办部门。紧急公文应当明确办理时限。
  (六) 审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其它审批人签字或画圈表示“同意”。
  (七)承办部门收到承办的公文后,应当及时处理。对于不属本部门职权范围或不宜由本单位办理的应当迅速退回校院办,并说明理由。对于确因客观原因不能在规定时限内办理完毕的,应及时向来文单位讲明原因取得同意。对于两个以上部门同时办理的公文,主办部门应当与协办部门主动协商,及时处理。未经文件制发机关同意或授权,党内文件阅读范围不得自行扩大。
  (八) 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,党政办和承办单位文秘人员要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期办。
  十二、公文归档
 (一)公文办理完毕后,根据《中华人民共和国档案法》和我院有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理(立卷)归档。个人不得保存应当归档的公文。
  (二)中共中央、国务院、省农牧厅、省教育厅等领导机关的公文和我院公文由院办公室按上级有关规定负责归档。
  (三)公文归档,应当根据其特征、相互联系和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
  (四) 联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或者其他形式的公文副本。
  (五)归档范围的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向学院档案部门移交。
  (六)拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张,必须符合存档要求。
  十三、公文管理
 (一)公文由学院办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

(二)个人出差、开会带回的公文,应当视内容及时交院办公室。

(三)工作需要须翻印密级公文时,除绝密和注明不准翻印的之外,需经院办公室分管副主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。

(四)翻印及复印的密级公文,视同正式公文管理。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
  (五)不具备归档和存查价值及存档后多余的公文,经过鉴别并经党政办分管副主任批准,可以统一由院办销毁。
  (六)销毁涉密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁涉密公文(含密码电报)应当进行登记。
  (七)机关工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文及时移交、清退。
  (八)密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

十四、公文处理中涉及电子文件的有关事项,根据国务院和本机关的有关规定执行。
  十五、学院党政部门正式建制以外的各类机构的行文事项,按照《兰州科技职业学院公文处理办法》办理。
  十六、本办法由兰州科技职业学院负责解释。
  十七、本办法自发布之日施行。